Strategiasuunnittelu – ajanhukkaa?

”Jahas, se on taas strategian päivitys edessä, ajanhukkaa”, kuulen sanottavan. Oman kokemukseni mukaan strategian suunnitteluprosessi on kuitenkin lähes yhtä tärkeä kuin sen tuotos, itse strategiasuunnitelma. Aikaa menee enemmän tai vähemmän, mutta hukkaanko? Riippuu siitä, miltä kulmalta asiaa tarkastelee.

Strategiaprosesseja on yhtä erilaisia kuin organisaatioitakin. Joissakin prosessi etenee nopeasti ja tottunein ottein, ennalta määrättyjen kriteerien ja analyysien pohjalta. Toisissa siihen otetaan paljon aikaa, edetään vaivaa nähden ja lyhyin askelin. Lopputulos voi olla kummassakin tapauksessa organisaation tarpeisiin nähden hyvä tai huono. Huono se lienee silloin, jos strategiatuotos jää sivuun arkikiireiden viedessä huomion, ja strategian edellyttämät muutokset jäävät puolitiehen.

Virtaviivainen organisaatio hyötyy tehokkaasta, nopeasti etenevästä prosessista ja muokkaa toimintaansa ketterästi. Tällaisen nopean suunnittelun läpiviennin edellytyksiä ovat ainakin vahva strategiasuunnittelun osaaminen, jatkuva toiminnan ja toimintaympäristön monitorointi sekä vahva johtajuus ja selkeät organisaation rakenteet.

Prosessista tulee pidempi, jos päättävien tahojen toiveet ja tavoitteet ovat keskenään ristiriitaiset tai organisaation perustehtävä hukassa. Monivaiheinen ja pitkä prosessi käy tympeäksi. Se voi johtaa myös strategisten valintojen lykkääntymiseen, kun päätöksiä ei uskalleta tehdä ja varmuutta yritetään kasvattaa uusilla lisäselvityksillä, työpajoilla ja kyselyillä. Vaiva tulee palkituksi, jos johdon ja henkilöstön strateginen ajattelu ja osaaminen vahvistuvat, päättäjien näkemykset alkavat löytää yhteistä uraa ja organisaation tulevaisuus saa innostavaa muotoa.

Miten siis suunnitella omalle organisaatiolle oikeanlainen prosessi? Mielestäni on hyvä aloittaa prosessin johtamisesta: kuka prosessia johtaa, millaista osaamista ja tukea siihen tarvitaan, miten suunnittelun etenemistä seurataan. Sen lisäksi on hyvä miettiä, mitä muuta prosessilla tavoitellaan kuin (riittävän) hyvää strategiasuunnitelmaa. Onko organisaation strategiasuunnittelun osaaminen riittävällä tasolla? Onko päätöksenteko tehokasta? Ja miten koko porukka saataisiin jollain tavoin antamaan oma osaamisensa ja näkemyksensä tulevaisuuden ideointiin ja toimenpiteiden suunnitteluun? Tällaisia tavoitteita voi leipoa suunnitteluprosessiin mukaan ja muokata prosessin muotoa ja kestoa niiden saavuttamiseksi.

Olen huomannut, että viime kädessä suuren vastuun urakasta kantaa organisaation operatiivinen johtaja. Hän voi joutua ottamaan jopa tonttiaan suuremman roolin uidessaan luottamusjohdon ja henkilökunnan toiveiden ristiaallokossa ja esittäessään hallitukselleen toimintakelpoisia ja realistisia valintoja. Siksi suosittelen ulkopuolisen sparraajan käyttöä myös johtajan tukena. Kun prosessi takkuaa tai päätöksiä ei synny ajallaan, hyvä sparraaja osaa esittää oikeita kysymyksiä ja käyttää kokemustaan avaamaan solmuja.

Hyvä lähtökohta strategian suunnitteluun on pohtia: Miten saan alun tuhahduksen käännettyä innostukseksi? Miten varmistan meillä, että strategiaa on suunnittelemassa innostunut ja asiantunteva joukko, joka haluaa panna hihat heilumaan hyvän suunnitelman saamiseksi? Miten strategian suunnittelu voisi olla palkitsevaa, innostavaa ja raikasta meidän organisaatiossamme?

Photo from rawpixel.com