Mitä tehdä ennen kuin on kutsuttava ulkopuolinen sovittelija?

Agenssin Maarit on yhdeltä ammatiltaan työyhteisösovittelija (kiitos Oulun yliopisto erinomaisesta ja käytännössä toimivaksi havaitusta koulutuksesta!) Tässä kirjoituksessaan Maarit antaa vinkkejä, miten työelämän vuorovaikutustilanteita voi saada avoimemmiksi, jotta ihmiset ymmärtäisivät paremmin toisiaan.

Työelämän ratkaisemattomat konfliktit vaikuttavat ennen pitkää kaikkien osapuolten hyvinvointiin negatiivisesti. Tämä pätee myös heihin, ketkä hakevat konfliktia ja viihtyvät sen tuomassa energiassa.

Työn maailmassa heti, kun jonkun toisen sanat tai teot tuntuvat omituisilta, ei kannata ohittaa. Sen sijaan kysy lisätietoa, esim. ”Sanoit, että sinusta ei kannata tehdä tätä asiaa ollenkaan, kuulinko oikein?”

”Luin sähköpostisi ja minulle vaikutti siltä, että et ole tyytyväinen, kerrotko vähän lisää?”

”Tässä tilanteessa on minusta nyt vähän kireä tunnelma, miten itse näet?”

Kuuntele vastaus, ymmärrät heti valtavasti enemmän

Kun ystävällisesti ja rauhallisesti odotat ja aidosti kuuntelet toisen vastauksen, ymmärrät heti tilannetta moninkertaisesti paremmin. Tarvittaessa voitte korjata väärinymmärrykset ja etsiä yhteistä tulokulmaa niissäkin tilanteissa, joissa olette eri mieltä.

Mitä ei kannata tehdä: Mennä purkamaan oma omituinen, ehkä vähän loukkaantunut fiilis työkaverille, joka kuulee vain sinun versiosi ja yleensä vielä jonkin hankalan tunteen, kuten turhautumisen, sävyttämänä.

Työkaverien tuoma vertaistuki on korvaamatonta ja meidän kaikkien täytyy joskus ventiloida ja purkaa huonoa oloa puhumalla. Alkuperäinen asia ei kuitenkaan korjaannu vetämällä mukaan siihen liittymättömiä ihmisiä. Tarvittaessa, jos tilanne on hyvin outo eikä korjaannu ystävällisellä keskustelulla, kerro asiasta omalle esihenkilöllesi.

Esihenkilön vastuu on selvitellä ja kysyä lisätietoa

Jos olet esihenkilö tai johtaja ja aistit tiiminjäsenesi käytöksestä, eleistä, ilmeistä, että asiat eivät ole hyvin, ota rauhallinen, kahdenkeskinen, paineeton aika. Sano esim. ”Pyysin sut tänne, jotta voidaan vaihtaa pari sanaa asiasta X/sun fiiliksistä/sun työtilanteesta” Jos teillä on jo hyvä luottamus, mene syvemmälle: ”sun tämänhetkisestä motivaatiosta/sun aidosta näkemyksestä asiaan X”.

Totuta johdettavasi siihen, että haluat välillä keskustella heidän kanssaan kahden kesken. Näin suljetun oven takana tapahtuvat tapaamiset eivät aiheuta aaltoja tai supinaa myöskään muissa työyhteisön jäsenissä, jotka näkevät kalenterikutsut.

Anna tilaa toiselle, älä tarjoa sanoituksia

Esihenkilönä sinulla on paljon valtaa johdettaviisi, vaikka et itse ehkä sitä aina täysin tajua. Pura vallan epätasapainoa säätelemällä omaa energiaasi, intensiivisyyttäsi ja tempoasi. Anna tilaa toiselle ja kuuntele, sekä puhu itse sopivassa määrin.

Älä arvaile, älä kiirehdi täyttämään toisen lauseita loppuun, älä ehdota sanoituksia.

Älä kysy ”Onko sulla kaikki hyvin?” tai ”Onko sulla joku hätänä?”

Suljetulla, kyllä tai ei -kysymyksellä olet jo rajannut tilanteen ja tarjoat sanoituksia, jotka usein ovat aivan metsässä.

Kysy mieluummin: ”Miten voit?” ”Miten sulla menee?” ”Mitä sellaista sulla on tällä hetkellä pöydällä, mistä mun ois hyvä tietää enemmän?” ”Kuinka hyvin sun tunnit riittää tällä hetkellä?” ”Miten sun mielestä tässä tiimissä menee, miten yhteistyö toimii?”

Avoin kysymys todennäköisesti tuottaa jotain uutta infoa.

Kokenut HR ymmärtää, että jokainen tilanne on uniikki

Jos olet HR, jolle tullaan kertomaan hankaluuksista, konflikteista, pahoinvoinnista joko suoraan tai välillisesti: älä luule, että mittavan kokemuksesi ja ehkä jopa joidenkin muiden sinulle kertomien seikkojen perusteella tiedät heti, mistä on kyse.

Keskustele aina kaikkien tunnistettujen osapuolten kanssa erikseen ja rohkaise ihmisiä kertomaan, mitä kaikkea muutakin asiaan liittyy.

On hyvin tavallista, että sovittelussa kipeimmät loukkaukset ja loukkaantumiset tulevat esiin vasta viime metreillä, kun luottamusta on jo saatu rakennettua jonkin verran takaisin. Rutiininomainen, viran puolesta tehtävä HR:n puuttuminen jättää aidot syyt piiloon ja tilanne jatkuu, vaikka sanallisesti sovitaan toisenlaisesta toiminnasta.

Vallankäyttäjä luo aina organisaatiokulttuuria, halusi hän sitä tai ei

Jos olet positiossa, jossa sinulla on paljon valtaa, esim. toimitusjohtaja, talousjohtaja, johtoryhmän jäsen ylipäänsä, keskeinen organisaation avainhenkilö: Näytä itse esimerkkiä, miten sinun sanomisiasi ja toimintaasi voi tarkastella avoimesti. Miten kritiikki, syytökset ja tyytymättömyys eivät ole sinulle uhka, vaan mahdollisuus ymmärtää jotain lisää ja entisestään parantaa tekemistä. Tai jos tekeminen on jo asianmukaista, vetää rajoja ja viestiä koko organisaatiolle, miten meillä toimitaan, mikä on meillä ok, mihin meillä pyritään.

Kun olet itse avoin rakentavalle kritiikille, opetat samalla myös kaikille muille, että puuttuminen ei ole epäonnistuminen, vaan aivan luonnollinen osa työelämää.

Milloin ulkopuolinen sovittelija?

Jos yllä esitetyt toimintatavat eivät riitä, konflikti jatkuu ja imee muita sisäänsä, ihmisten pahoinvointi lisääntyy eivätkä työt tule tehdyiksi yhteistyössä, pyydä apuun ulkopuolinen, neutraali sovittelija.

Olen saanut sovitella erittäin haastavia tilanteita, esim. teknologiajohtaja – johtava asiantuntija, tutkimusjohtaja – väitöskirjatutkija, johtoryhmän jäsenten väliset epäselvyydet rooli- ja työnjaossa sekä 20 hengen tiimi suhteessa jo kahdeksanteen esihenkilöönsä muutaman vuoden sisällä.

Sovittelijan paras palkinto on seurannassa kuulla, miten yhteistyö ja ylipäänsä kohtaamiset toimivat, ihmiset kertovat oman työhyvinvointinsa parantuneen ja toimeksiannon tilaaja toteaa, ”arki sujuu nyt”. Muuhun ei edes tarvitse pyrkiä.

Mikäli sinun työpaikallasi on konflikti tai muuten jännitteinen tilanne, josta johto on tietoinen mutta joka ei omin voimin ole ratkennut, ota yhteyttä if.issnega@oitlak.tiraam. Ensikeskustelu on sinulle maksuton.