Menestyksekäs muutos eli osallistaminen on juna Turkuun

Kävin viime viikon perjantaina puhumassa muutoskätilöydestä joukolle IT-ammattilaisia tapahtumassa IT Feels Good, Crowne Plazassa. Lyhyt 45 minuutin puheenvuoroni herätti ja on herättänyt ilokseni sen verran paljon mielenkiintoa jälkikäteen, että myös blogautus esityksestäni kirvonneiden keskustelujen yhteenvetona lienee paikallaan. Sen kirjoitan kuitenkin joskus myöhemmin. Nyt on sen vuoro, mitä oikeasti haluan sinulle muutoksesta sanoa.

Turkuun vai taas Kouvolaan?

Jos meinaat tehdä muutosta menestyksekkäästi (inhimillisesti ja taloudellisesti kestävällä tavalla) sinun ja organisaatiosi on tehtävä uudenlainen toiminnallinen valinta. Valaiseva esimerkki pomoni suusta: nouseminen kerta toisensa jälkeen Kouvolan junaan, vaikka oikeasti haluat Turkuun, ei vie sinua Turkuun. Sinne päästäksesi sinun on aktiivisesti valittava se Turun juna. Muutoksen tekemisessä sinulla ja teillä on organisaatiossasi siis suunnilleen nämä kaksi vaihtoehtoa:

1.Jatkatte vakaasti entisellä linjallanne, jossa muutosjohtaminen nähdään pääsääntöisesti muutosviestintänä. Tästä valinnasta ei voi sanoa muuta kuin, että se on taloudellinen ja inhimillisesti kestävä ainoastaan siinä mielessä, ettei powerpointtien tuijotteluun, hyväksyntää hakevaan dialogiin ja sen jälkeiseen käytävähämmennykseen, sairaspoissaoloihin ja tehottomuuteen käytettyä työaikaa lasketa tai sen ajatellaan "kuuluvan muutokseen". Tämä valinta kertoo, että uskotte edelleen, että pelkkä jatkuva muutoksesta kertominen (tiedon kaataminen) saa ihmiset oivaltamaan ja muuttamaan toimintaansa. Todennäköisesti kuitenkin tiedätte jo joka solullanne, että edelliseen esimerkkiin vedoten tämä vaihtoehto on Kouvolan juna, ja siihen nouseminen, no, se vie teidät Kouvolaan.

2.Valitsette toisin. Haluatte tehdä muutoksen menestyksekkäästi, ja viedä sen arjen tason toiminnan muutoksiksi. Onnitteluni! Seuraava kysymyksenne tässä tapauksessa luultavasti on: Miten me sen teemme? Osaammeko me tehdä sen itse? Nyt, anteeksi rehellisyyteni, todennäköisesti ette osaa. (Tämä näkemykseni pohjaa suomalaisten organisaatioiden todellisuuteen, joita olen ollut seuraamassa viimeisten 15 vuoden ajan.) Paatuneinkin itseään muutosjohtajaksi tituleeraava toimitusjohtajanne tai muu palkansaajanne kaipaa taitojensa osalta tuuletusta, päivitystä ja oivallusta. Mikä neuvoksi? Miltä raiteelta lähtee juna Turkuun?

Juna Turkuun: Osallistamisen merkitys muutoksessa

Raiteen nimi on osallistamisen taidot. Ne ovat jotain muuta kuin asiakeskeisen fasilitoinnin taidot tai pelkät menetelmälliset taidot tai tekniikat. Osallistamisessa on kysymys ihmisen kokoisista keinoista ja ihmisen kokoisista muutosaskelista. Isoinkin muutos syntyy johdonmukaisen pienistä toistuvista valinnoista toimia toisin = muutoksista arjen työssä ja elämässä. Jotta aikaan saadaan riittävä sitoutuminen ja innostuminen arjen toiminnan muutokseen tarvitaan osallistamista ja yhteistoiminnallisen kehittämisen välineitä, joiden avulla tavoitteellisesti työskennellen ihmiset itse tekevät oivallukset ja valinnat arjen toimintansa suhteen.

Mietitään hetki asiaa yksilön elämän tasolla. Pelkkä tieto siitä, että sinulta edellytetään toisenlaista toimintaa, vaikka tietäisit tarkalleen millaista toimintaa se on, ei saa sinua tekemään muutoksia vaikka olisit itse edellyttäjänä. Vasta pohdintasi siitä, mitä jokapäiväisessä arjessasi muutat, ja sitoutuminen tekemään niin päivittäin vie sinut muutoksen toteuttamiseen. Esimerkki: Tiedät, että sinun pitäisi syödä enemmän vihanneksia (olet tiennyt jo vuosikausia!). Vasta kun teet jonkun konkreettisen sitoumuksen itsellesi arjen tasolla: sitoudut tekemään esimerkiksi kerran viikossa pelkkää kasvisruokaa tai täyttämään lautasesi puolilleen salaattia joka aterialla, on muutos totta. Jos jatkat johdonmukaista valintaasi arjessa, pian huomaat tehneesi kenties elämäntapamuutoksen. Iso muutos on seurausta pienistä päivittäisistä valinnoista. You catch my drift.

Tieto ei riitä. Ei yksilötasolla, eikä siten organisaation tasolla. Muutoksen tekeminen edellyttää enemmän.

How to: inhimillisesti ja taloudellisesti kestävä muutos on pääomaa organisaatiollesi

Osallistamisen merkitys menestyksekkään (inhimillisesti ja taloudellisesti kestävän) muutoksen tekijänä tulee siitä, miten se ottaa huomioon muutoksiin liittyvät tunteet ja ilmiöt ja tavoitteellisesti luotsaa ihmisiä näistä eteenpäin.

Osallistamisessa ei ole mitään mystistä tai epämääräistä, muttei se myöskään ole mitään myötäsyntyistä, vaan taito, joka täytyy opetella ja harjoitella, ja jota täytyy osata käyttää oikein ja harkiten. Ennen kaikkea se on taito, jonka tulisi kuulua 2010-luvun johtajan työkalupakin top 3 työkaluihin. (2010-luvun johtaja on minulle se sellainen olento, joka uskoo ihmisten sisäisen motivaation olevan ratkaisevaa tuloksen kannalta).

Ihmisten sisäistä motivaatiota ruokkii se, että he osallistuvat ja vaikuttavat työhönsä ja työpaikkaansa laajemmin kuin pelkästään työnkuvansa puitteissa, ja että heitä kohdellaan arvokkaina ajattelevina yksilöinä, ei siirreltävinä resursseina.

Osallistaminen on taloudellista muutoksen tekemistä, sillä se minimoi muutoksen negatiivisia lieveilmiöitä (saikuttamista, sabotoimista, kiusaamista, tehottomuutta, tuottavuuden ja asiakastyytyväisyyden laskua jne.) luodessaan ihmisistä käsin, kollegiaalisesti ja horisontaalisesti yhteistä ymmärrystä vanhan kunnon top-downin sijaan. Yhteistoiminnallisen kehittämisen keinoin ihmiset ottavat vastuun ja sitoutuvat omassa työssään aktiivisiksi muutoksen tekijöiksi omasta halustaan. Osallistaminen on inhimillisesti kestävää muutoksen tekemistä samoista syistä kuin se on taloudellista, sillä ihmiset kokevat, että heillä on merkitystä ja rooli muutoksen tekijöinä, eikä vain sen passiivisina kohteina.

Kuten sanoin tämä ajattelu on resonoinut ilahduttavassa määrin keskusteluissani eri organisaatioiden kanssa, ja varovainen arvioni on, että tulevien vuosien aikana tulen valmentamaan myös sinun organisaatiosi johtoa ja esimiehiä osallistamistekniikoiden hyödyntämisessä. On vain järkevää, että hankitte näitä taitoja yrityksenne tai organisaationne sisälle laajasti, sillä monella toimialalla muutos on monen tasoista ja jatkuvaa, eikä ulkopuolisen muutoskätilön käyttämiseen ole mahdollisuutta tai tarvetta kuin tietyissä tapauksissa.

Tärkeää on huomata myös, että valmentamalla organisaationne johtoa ja esimiehiä osallistamisen taidoissa, tulette samalla vaikuttaneeksi yrityskulttuuriinne laajemminkin. Mitä enemmän osallistamisen taitoja johdolla ja esimiehillä, sitä enemmän hyvää johtamista ja sitä suurempi tuottavuus ja työhyvinvointi.

Tästä henkilökohtaisesta totuudesta kumpuaa myös tämä kirjoitus.

Siispä: Onko siellä sinun työpaikallasi muutoksia menossa tai tulossa? Voisiko niitä mielestäsi hoitaa paremmin? Jos vastaus on kyllä kumpaan tahansa tai molempiin, niin tavataan. Paina tästä, niin tarjoan sinulle lounaan.