Suunnitteletteko tulevaisuutta vai ensi vuotta?

Tunnistatko yhden vuosisuunnittelun sudenkuopista eli ylipriorisoinnin? Yleisnäkymä on, että jokainen hanke on strateginen. Jokainen kehitysprojekti kriittinen. Jokainen yksikkö pitää omia tavoitteitaan välttämättöminä. Oma kokemukseni näistä hetkistä on, että lopputuloksena organisaation huomio hajaantuu. Kun kaikki on tärkeää, mikään ei enää ole tärkeää.

Kesälomilta paluu tarkoittaa johtamistyössä ainakin yhtä asiaa: vuosisuunnittelun käynnistymistä. Kalenterit täyttyvät ennätysvauhtia suunnittelupäivistä ja budjetointipalavereista. Henkilöstötyytyväisyyskyselyt, niiden purku, tiekartat, sprintit, toimintasuunnitelmat yms.

Samalla, kun ihmiset palaavat lomilta uudella energialla, yksi pysähtymisen arvoinen ajatus voisi olla: suunnittelemmeko aidosti tulevaisuutta vai vain ensi vuotta?

Omallakin johtamisurallani vuosisuunnittelu keskittyi helposti siihen, mitä tehdään seuraavien 12 kuukauden aikana. Olen viime aikoina pohtinut, miten todellinen tulevaisuuteen valmistautuminen on astetta laajempaa ja tarkoittaa myös kykyä sopeutua muutoksiin, tunnistaa vaihtoehtoisia kehityskulkuja ja tehdä päätöksiä myös silloin, kun alkuperäinen suunnitelma ei enää vastaa todellisuutta.

Yksi tärkeimmistä omista havainnoistani tässä kohtaa on tämä:

Suunnitelmat vanhenevat. Suunnittelukyky ei.

Kun kaikki on tärkeää, mikään ei enää ole tärkeää

Tunnistatko yhden vuosisuunnittelun sudenkuopista eli ylipriorisoinnin? Yleisnäkymä on, että jokainen hanke on strateginen. Jokainen kehitysprojekti kriittinen. Jokainen yksikkö pitää omia tavoitteitaan välttämättöminä. Oma kokemukseni näistä hetkistä on, että lopputuloksena organisaation huomio hajaantuu.

Kun kaikki on tärkeää, mikään ei enää ole tärkeää.

Näistä kokemuksista käsin minua kiehtoo ajatus, että aidosti vaikuttava vuosisuunnittelu ei synny tavoitteita lisäämällä, vaan valintoja tekemällä. Uskalluksesta sanoa ei sellaisille hyville hankkeille, jotka eivät vie meitä kohti valitsemaamme pitkän tähtäimen suuntaa. Rohkeudesta tutkia voisiko suunta kirkastua, kun tavoitteita vähennetään.

Mitäpä siis, jos vuosisuunnittelussa muistamme kysyä:

Mitä lopetamme ensi vuonna?
Minkä tekeminen ei enää vie meitä kohti tavoiteltua tulevaisuutta?

Kerran vuodessa on liian harvoin

Vuosisuunnittelu perustuu ajatukseen, että tulevaa vuotta voidaan arvioida kohtuullisen tarkasti etukäteen. Samaan aikaan toimintaympäristömme muuttuu jatkuvasti. Asiakkaiden tarpeet elävät, markkinat reagoivat nopeasti ja tulee uusia kilpailijoita. Lisäksi viime vuosina kulman takaa on toistuvasti pompannut jonkinlainen globaali yllätys, joka kiristää budjetteja (ja joskus myös hermoja).

Ei liene ihme, että pohdintani kohteena on ollut myös ajatus siitä, että kerran vuodessa tehtävä suunnittelu voi olla monessa tapauksessa liian harvoin. Organisaatiot tarvitsevat edelleen yhteisen suunnan ja tavoitteet, mutta suunnittelun luonteen pitänee nykyisin sisältää myös muutoskyvykkyyttä.

Voisiko organisaation muutoskyvykkyyttä lisätä mm. sillä, että vuosisuunnittelusta siirrytään kohti jatkuvampaa ja adaptiivisempaa mallia? Sellaista, jossa suunta määritellään vuositasolla, mutta prioriteetteja tarkastellaan tiheämmin. Ehkä se voisi vähentää rakastumista vuosisuunnitelman potentiaaliin ja sen sijaan pitäisimme itsemme kiinni jatkuvan muutoksen realiteeteissa.

Miten vältämme rakastumasta vuosisuunnitelman potentiaaliin, vaan pitäisimme itsemme kiinni jatkuvan muutoksen realiteeteissa.

Tekoäly auttaa näkemään enemmän vaihtoehtoja

On paljon, missä tekoäly voi auttaa meitä ja siitä voi olla merkittävää hyötyä myös vuosisuunnittelun valmistelussa. Muun muassa tiedon kokoaminen useista lähteistä, trendien tunnistaminen, oletusten haastaminen sekä vaihtoehtoisten skenaarioiden rakentaminen nopeammin.
Se, missä tekoäly ei voita ihmistä, on luovuudesta käsin toimiminen. Se ei osaa aidosti kuvitella tulevaisuutta tai tehdä strategisia arvovalintoja. Se(kin) tarvitsee rinnalleen ihmisiä, jotka osaavat haastaa oletuksia, yhdistää irrallisia havaintoja ja rakentaa niistä jotain uutta. Parhaimmillaan tekoäly laajentaa ajatteluamme. Ihmiset päättävät, mikä vaihtoehdoista on oikea.

Tulevaisuus kuuluu sopeutumiskykyisille

Niin tai näin vuosisuunnittelu ei ole katoamassa mihinkään. Toisaalta, sen rinnalle tarvitaan raikasta ajattelua millä tarkoitan kykyä priorisoida, kykyä luopua, kykyä hyödyntää tekoälyä tarkoituksenmukaisesti sekä ennen kaikkea kykyä mukautua muutoksiin käytännön tasolla.

Niinpä ajattelen, että ehkä tärkein lopputulos ei olekaan valmis suunnitelma, vaan organisaatio, joka kykenee suunnittelemaan uudelleen silloin, kun maailma ympärillä muuttuu.

Haastan sut pohtimaan, että ehkä ensi suunnittelukauden tärkein kysymys ei siis olekaan mitä aiomme tehdä ensi vuonna?

Vaan:

Miten rakennamme organisaation, joka kykenee ketterästi uudelleensuunnittelemaan silloin, kun aiemmin tehty suunnitelma ei enää toimikaan?