Coaching vaikean muutosmatkan tukena

Työllisyysrahaston Asiakkuudet-palvelualueen yksi päätehtävistä oli aikuiskoulutustuen toimeenpano ja kehittäminen. Kun tuki kesäkuussa 2024 vuoden valmistelun jälkeen lakkautettiin, tämä tarkoitti etuuspalvelun asteittaista alasajoa ja etuusosaajien irtisanomista.

Organisaatio joutui kovien faktojen eteen; ymmärrettiin, että työt tulevat loppumaan, mutta muutosmatka tulee olemaan pitkä. Vaikka tiedettiin valojen sammuvan matkan päättyessä, oivallettiin, että muutos on osattava ja jaksettava viedä loppuun ammattimaisesti ja asiakkaita arvostaen.

Tukea ja koulutusta tarvittiin monella tasolla

Asiakkuudet-palvelualueen johtaja Tuulikki Saari kertoo: ”Kun lakkautuspäätös varmistui, johtamisen näkökulmasta näin, että tarvitsemme koulutusta ja tukea monella tasolla. Koko talolle tarvitsimme muutoksen hallinnan työkaluja ja erityisesti esihenkilöille koulutuksellista tukea vaikean muutoksen johtamiseen. Toiseksi arvioin oman tiimini tarvitsevan ryhmänä tukea. Meidän piti koko muutoksen ajan olla henkisesti ja ammatillisesti askel edellä muita, jotta pystyimme tukemaan koko organisaatiota. Siinä sivussa meidän piti kyetä prosessoimaan muutosta yksilöinä ja yksin. Kolmanneksi tarvitsin itse henkilökohtaisesti coachingia, koska oli selvää, että tämän tilanteen johtamiseen ei ollut valmista käsikirjaa”, hän kuvaa.

Työllisyysrahaston henkilöstöhallinnossa ymmärrettiin, että työyhteisö, joka samaan aikaan toteuttaa muutosta asiakkaiden suuntaan, ja jonka oma työ muutoksen seurauksena loppuu, tarvitsee tukea niin yksilö- kuin ryhmätasolla. Tähän tehtävään valittiin Agenssi, joka oli jo toiminut esihenkilöille muutosjohtamisen teemakouluttajana.

Coaching – aika ja paikka käsitellä muutosta

Saaren tiimin ryhmäcoaching käynnistettiin nopeasti. Se perustui vapaaehtoisuuteen, ja kokoontumisia oli noin kerran kuussa. Niissä käsiteltiin käynnissä olleen muutoksen ajankohtaisia asioita. Samalla myös Saaren henkilökohtainen johtamiscoaching käynnistyi. Myöhemmin tarjottiin myös asiantuntijoille mahdollisuus ryhmäcoachingiin vapaaehtoisuuteen perustuen. Agenssi tarjosi ajan, paikan, rakenteen ja työkalut käsitellä muutosta siten, että henkilöstön fokus pysyi kirkkaana, ja kukin sai tarvitsemaansa tukea omaan yksilölliseen muutosmatkaansa. Tavoitteina oli niin henkilöstön hyvinvoinnin ja vireen säilyminen kuin muutoksen viisas johtaminen.

Yksilöcoaching auttoi uskomaan omiin päätöksiin ja tapaan toimia

” Johtamiscoaching oli minulle ennestään tuttua, ja ymmärsin nopeasti, että tarvitsen tukea ja sparrausta myös tässä vaikeassa muutostilanteessa luovimiseen”, Saari sanoo.

Saari valitsi hyvin avoimen ja rehellisen linjan muutosviestintäänsä. Hän päätteli, että tuen lopetusta tullaan puimaan mediassa laajalti, ja oma henkilöstö lukee juttuja siinä missä suuri yleisökin. Siksi asioita ei lähdetty peittelemään tai kaunistelemaan. Saari sanoo Agenssin konsultin vahvan HR-taustan ja osaamisen antaneen paljon selkänojaa käydyissä keskusteluissa, ja hän pystyi luottamaan saamaansa kannustukseen. Muutosneuvotteluissa ja irtisanomisissa tavoiteltiin niin hyvää henkilöstökokemusta kuin siinä tilanteessa oli mahdollista. Agenssin HR-osaaminen auttoi myös muita esihenkilöitä, kun keskustelujen kautta saatiin vahva usko valittuun avoimeen ja rehelliseen lähestymistapaan.

”Johtamiscoaching tuki omia voimavarojani aivan ratkaisevalla tavalla. Sain mielenrauhaa ja vahvistusta tekemilleni valinnoille, ja oli tärkeää saada ulkopuolista tukea joltain, joka ei itse elänyt sitä muutosta”, Saari sanoo.

Ryhmäcoaching tiivisti muutoksen tekijöiden yhteishenkeä

Saari ei aikonut aluksi osallistua tiiminsä ryhmäcoachingiin, jotta avainhenkilöillä olisi vapaus käsitellä asioita ilman esihenkilöä. Mutta ryhmä toivoi hänen osallistuvan. Aluksi käytiin läpi, mitä coaching on, ja minkälaisia asioita siinä yleensä käsitellään. Jatko meni Saaren mukaan ”konsultin lempeässä ohjauksessa”. Vaikka seuraavan session aihe olisi ollut valittu, saatettiin päätyä käymään läpi päivänpolttavaa akuuttia aihetta, eli käsiteltiin tarpeiden ja toiveiden mukaan eri vaiheissa vastaan tulleita ja tunteita herättäneitä ajankohtaisia asioita.

Matkan varrella osallistujat pystyivät myös tukemaan toisiaan, koska kulloinkin pinnalla olleet tunnelmat ja kokemukset vaihtelivat osallistujien välillä. Jos yhdellä oli vaikea vaihe menossa, toisella saattoi olla voimavaroja tukea ja kannustaa. Näin muutosmatka helpottui myös keskinäisellä tuella ja vuoropuhelulla. Saari kertoo, että asioiden läpikäynti herätti aina paljon tunteita, mutta lopputulos Agenssin coachaamana vei lopulta aina eteenpäin.

Muutoksen avainhenkilöt tukivat samaan aikaan niin asiakkaita kuin omaa organisaatiotaan. Sen lisäksi mieltä painoi myös oma kohtalo – minne ja miten työllistyn, kun työ nykyorganisaatiossa loppuu. Coachingin osallistujat arvostivat, että työnantaja ikävästä tilanteesta huolimatta tuki heitä järjestämällä tuon ajan ja paikan käsitellä muutosta yhdessä kollegoiden kanssa.

Case Suomen Kuljetus ja Logistiikka SKAL ry →

Agenssi tekee tarkkaa työtä, valmentavasti, mahdollistaen itse oivaltamisen. Suosittelen.” Anssi Kujala, toimitusjohtaja, SKAL ry

Case Nomentia Oy →

"Jos halutaan tuoda ihmisiä itsereflektion kautta kasvun äärelle, on Agenssin valmentajilla korkeatasoinen kyky näyttää peiliä ja avartaa ajattelua. Suosittelen ehdottomasti: 10/10." Henkilöstöjohtaja Ilse Manner, Nomentia Oy

Case Labroc Oy →

”Fuusio on todella helppo mokata ja jälkeenpäin vaikea korjata. Koska tämä oli meille ensimmäinen yrityskauppa, näin olisi hyvinkin voinut käydä, mutta Agenssin tuella onnistuimme integraatiossa.” Toimitusjohtaja Leo Partanen, Labroc Oy

Case Kaito Insights Oy →

”Asiantuntijaliiketoiminnassa ihmiset luovat arvon. HR-kumppanin kanssa työskentelyn pitää olla joustavaa, laadukasta ja luottamuksen alaista. Yhdessä Agenssin kanssa keskustellen löydämme kehitystä vaativat HR-asiat.” Toimitusjohtaja Saku Sell, Kaito Insights Oy

Case Vanhustyön keskusliitto Ry →

”Jos haluat sellaista fasilitointia, että se on mietitty juuri sinun organisaatioosi, niin valitse Agenssi.” Anni Lausvaara, toiminnanjohtaja, Vanhustyön keskuliitto Ry

Case Työllisyysrahasto →

”Agenssi tekee coachingia vaikuttavasti, ihmisläheisesti ja asiakkaan tarpeita ymmärtäen. He ovat rautaisia ammattilaisia.” Tuulikki Saari, asiakkuusjohtaja, Työllisyysrahasto

Case DNA Oyj →

”Esimiehemme arvostivat itse toteutettuja valmennuksia. Ne olivat kuin meidän ”Vain elämää -ohjelma”. Siellä luotettiin ja avauduttiin, näytettiin iloa ja surua. Mitä tehtiin valmennuksissa, jäi sinne. Mutta tulokset näkyvät arjessamme.” Marko Rissanen, henkilöstöjohtaja, DNA

Case Ulkoministeriö →

”Agenssin konsultit toivat meille metodin ja rakenteen vaikeiden kysymysten läpikäymiseen. He laittoivat muutosprosessin raameihin ja auttoivat – välillä myös patistivat – meidät näkemään sisältöasiat, joihin meidän piti itse löytää ratkaisut. Se oli aika täydellinen pari – Agenssi ja me.” Jouni Mölsä, Ulkoministeriön viestintäjohtaja

Case Efima Oy →

” Agenssin kanssa toimiminen on ollut tavoitteellista ja ketterää ja ylittänyt odotuksemme. Agenssin kumppanuus HR-toiminnan kehittäjänä ja sparraajana on ollut juuri oikea valinta.” Tero Salminen, toimitusjohtaja, Efima.

Case ISS Palvelut Oy →

”Esimies ei voi katsoa poispäin, jos kohtaa vaikeuksia. Agenssin puheeksiottovalmennus on antanut esimiehillemme käytännön eväät ottaa asiat puheeksi riittävän aikaisessa vaiheessa rakentavalla tavalla.” Sirpa Huuskonen, henkilöstöjohtaja, ISS

Case Sito Oy →

”Käsitellyt tilanteet eivät olleet keksittyjä eivätkä paperinmakuisia, vaan omia, oikeita tilanteita, isoja ja pieniä asioita. Saimme konkreettisia ratkaisumalleja, ja olemme tyytyväisiä.” Tapio Puurunen, toimitusjohtaja, SITO

Case Helsingin Tuomiokapituli →

”Yhteisömme kannalta oli tärkeää, että Agenssi loi turvallisuuden säikeen muutokseen. Saamani coaching taas oli älykästä, realistista, hyvällä tavalla lempeää mutta silti jämäkkää. Se ei ollut ideaalisilmälasien vaan reaalisilmälasien läpi katsomista.” Irja Askola, Helsingin hiippakunnan piispa